Louer un espace de travail est toujours compliqué pour une entreprise : trouver le bureau adapté, au meilleur endroit ou répondant à toutes les contraintes de son activité. Avec souvent peu de flexibilité, cela peut rapidement devenir un véritable parcours du combattant. Voici les 5 pièges à éviter pour installer sereinement son entreprise dans de nouveaux locaux.

1. Le type de bail

Le premier point est de systématiquement vérifier la nature du document : un bail précaire n’est, par exemple, pas un bail commercial. Il faut également vérifier que le local correspond bien à votre activité : génère-t-elle du passage, des odeurs ? Est-ce une activité réglementée ? etc.

Chez Newtown Square, nous proposons des contrats de prestations de service, incluant des services, en plus de votre espace de travail.

2. La durée du bail

Souvent appelé « 3-6-9 », le bail est conclu pour une durée minimale de 3 ans entre le locataire et le bailleur. Il est dit « 3-6-9 » car le locataire peut résilier son bail commercial à l’issue d’une période triennale par voie d’huissier, au moins six mois à l’avance. Le locataire est donc tenu de régler l’intégralité des loyers a minima par période de 3 ans.

Conscient que les besoins de votre entreprise évoluent et que votre activité peut changer plus rapidement, Newtown Square propose des contrats de prestation de service avec des durées d’engagement flexible afin de vous retirer cette contrainte.

3. Les frais d’entrée

L’entrée dans des bureaux amènent souvent de très nombreux frais, en plus du déménagement du mobilier : dépôt de garantie, frais d’agence, premier mois d’avance, etc. A cela, vous devrez également ajouter les transferts de plusieurs fournisseurs (courrier, énergie, eau) mais également le pas de porte, voire des droits au bail si les bureaux étaient déjà occupés. A cela peut encore s’ajouter l’enregistrement du bail au centre des impôts ou encore des frais de notaire s’il rédige le bail.

En arrivant chez Newtown Square, vous n’avez plus qu’à vous installer : tout est prêt, de la prise réseau à la machine à café, et sans avoir à vous soucier de tous les à-côtés.

4. Les charges cachées

La loi encadre très peu la répartition des charges entre le locataire et le bailleur dans un bail commercial. Classiquement, c’est le locataire qui doit régler les impôts, l’assurance, la taxe foncière ou encore la mise aux normes du local. Tout peut être inclus et devra être réglé à condition que le bail en fasse mention.

Chez Newtown Square, toutes les charges liées aux « murs » sont incluses dans la prestation, de même que l’entretien courant.

5. Le loyer qui change

Chaque année, le bailleur peut réévaluer le loyer d’un bail commercial en fonction de l’évolution de l’indice Insee du coût de la construction, s’il décide de le mettre au contrat. Négociable, cette clause peut également être triennale afin d’avoir une meilleure visibilité.

Chez Newtown Square, vous avez une vision claire de vos dépenses (expliquer comment sont calculées les prestations, sur quelle durée etc.), à l’euro prêt.


Benjamin Charles

Benjamin Charles

Newtown Square